מערכי עבודה

  מערכי עבודה
     -
הקדמה
     -
הפגישה
     -
תרומת המודיעין להתמודדות במכרז

  אפיזודות מקצועיות
      -
דע מאין באת ולאן אתה הולך
      -
אזניים לכותל

  ניתוחי אירוע
      -
לדעת זה לא הכל


  מילון מונחים

      - התהליך המודיעיני - הגרסה המודרנית
      -
אתיקה ומודיעין בחברות עסקיות

פרטים ליצירת קשר

  טל: 7420052 - 09

  פקס: 7463520 - 09

  נייד: 4742741 - 054

  דוא"ל: shigma@netvision.net.il
 

ניתוחי אירוע

לדעת – זה לא הכל

רקע
חברה התמודדה במכרז ממשלתי עתיר טכנולוגיות ובסדר גודל של עשרות מיליונים. לאחר שכשלה והצעתה נדחתה החליטו בחברה לקיים תחקיר והפקת לקחים אותו עברו באמצעות ובסיוע אנשי מקצוע בתחום.

לצורך הבנת האירוע מילות רקע נוספות:
  במכרזים, בכלל ובממשלתיים, בפרט כללי המשחק ברורים וידועים לכל המתחרים.
  להיכרות מוקדמת של המתחרים עם מובילי המכרז והמשתמשים הסופיים יכולה להיות
     השפעה ניכרת על ניהול התחרות על ידי המשתתפים בה ולעתים ובעקיפין גם על התוצאות.
  בדרך כלל, כפי שהיה במכרז זה, "הלקוח" איננו כתובת אחת. במשבצת הזאת נמצאים
     מספר "שחקנים" – המשתמשים הסופיים, מערכות כספים, יועצים משפטיים ועוד.
     הבנת הממשק בין השחקנים הללו ו"תהליך קבלת ההחלטות המשולב" ביניהם הינו
     גורם בעל משקל בגיבוש אסטרטגיית השיווק.
  ולבסוף, מכרז כזה יכול להמשך חודשים ואף שנים.

ממצאי התחקיר
התבצע תחקיר יסודי ומקיף אשר הצביע על הממצאים הבאים:
  החיבור של עובדי החברה שעסקו במכרז אל עמיתיהם אצל הלקוח היתה טובה ובכל
     הרבדים – ניהולי, טכני, כספים ועוד.
  בין הצדדים התקיימו פגישות עתיות מסודרות ובאווירה פתוחה וקונסטרוקיבית.
  מערכות היחסים הניבו מידע רב ומגוון על המכרז, על המתחרים וגם על מיצובם.
  הקשר עם הגורמים השונים אצל הלקוח והמשתמש הסופי התקיים בשני ערוצים:
     פורמלי – במסגרת הפגישות וא-פורמלי – פגישות ושיחות OFF THE RECORD .
  במהלך החודשים בו התנהל המכרז קיבלה החברה "איתותים" מן הלקוח, בגדר
     "נורות אדומות" על סיכויי הזכיה בתחרות וחוסר שביעות הרצון מן המוצר שלה.
  בבחינת ממצאים אלה בתחקיר עלה, בדיעבד, שבמכלול המידע שהתקבל התגלו סתירות
     ובלבול בין "ידיעה", "הבנה", "תחושה" כפי שנתפסו אצל העובדים שהיו מעורבים בתהליך
     וגרוע מכל גם אצל המנהלים מובילי התחרות.
     הערה: הממצאים המפורטים לעיל מתייחסים לתחום המידע בלבד ולא לנושאי המהות
     של המכרז.

לקחים מקצועיים
חלוקת המידע KNOWLEDGE SHARING בצוות היתה לקויה.

לא נוצרה תמונה אינטגרטיבית של כלל המידע.

לא נעשה עיבוד, ניתוח, והערכה של המידע
 
כתוצאה מכך:
  לא זוהו הפערים והסתירות ב"תמונת המידע" וממילא לא נעשה נסיון להשלים החסר
     ולקבל תמונה התואמת למציאות.
  העדר תהליך של עיבוד וניתוח המידע שהתקבל, על ידי איש מקצוע, לא איפשר לזהות
     הסתירות שהתגלו ולפעול ולהבהירן.

לסיכום – איסוף המידע, עיבודו וניתוחו לא נוהל אלא נעשה באופן אקראי, נפגמה איכותו וממילא לא יכול היה לתמוך ולתרום לתהליכי קבלת ההחלטות של החברה במכרז, כפי שצריך היה לצפות שיקרה.

הפתרונות האפשריים:
מעורבותו של איש מקצוע בתחום בתהליך המכרז, באופן שוטף (בעדיפות) או כבקר מזדמן בתהליך היה מונע את הבעיות שאותרו. זהו תפקיד לאיש מודיעין או ניהול ידע.

בחברה אשר אין בה איש מקצוע כזה, אך קיימת מודעות למחיר הבלתי נסבל של כשלים כאלה, מומלץ לפעול באחת מן האפשרויות הבאות:
  הסתייעות בייעוץ חיצוני אד-הוק.
  הטמעת המטודולוגיה (איסוף, עיבוד וניתוח מידע) בעבודת המטה וניהול הפרוייקט על ידי
     הכשרה וקביעת סדרי עבודה של המעורבים. במקרה הזה, החברה לאחר הכשרה
     בסיסית – חד פעמית - תוכל לתפקד בהמשך ובמכרזים הבאים באופן מיטבי ללא
     הסתייעות חיצונית.